Du har bjudits in att berätta om Medfaks metoder för schemaläggning för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, högskolor och universitet; Umeå, Göteborg, Karolinska och i Australien Monash och Melbourne. Hur kommer det sig?
– Jag har arbetat som schemaläggare tidigare och vet vilka problem man står inför när man schemalägger. Exempelvis kan en student inte klona sig och vara på två ställen samtidigt. I TimeEdit, som vi använder kan man inte dubbelboka studenterna, vilket var lätt hänt tidigare när man gjorde scheman för hand i pappersformat. Dessutom, jag är samordnare för alla grundutbildningslokaler, den samordningen hade vi inte förut, vilket gjorde det svårare att få en helhetsbild över vilka lokaler som faktiskt var lediga. Så, vi har gjort förändringar hos oss som underlättat arbetet.

Vad är god schemaläggning, skulle du säga?
– Det gäller att som schemaläggare för en kurs eller termin känna sin kurs för att få en bra överblick över hur kursen är uppbyggd. Och att ha nära kontakt med kursansvarig och programledning. Det är viktigt att se helheten över en termin eller som i mitt fall, att se till så att vi utnyttjar lokalerna optimalt.

Hur går det till?
– Inför hösten har vi fått in cirka 7200 beställningar på grundutbildningslokaler. Därefter har vi cirka en månad på oss att fördela lokaler till alla dessa schemaposter. Det kan vara lite knixigt men med god kommunikation med schemaläggarna löser vi krockarna. Vi fördelar lokalerna och ser till att alla studenter och lärare har en undervisningslokal att gå till.

Berätta om förbättringsarbetet.
– Den stora och svåra processen startade 2016/17 då vi drog igång projektet med att alla kliniska terminer skulle schemaläggas i verktyget TimeEdit och då på individnivå. En anledning var återkommande synpunkter från studenter på scheman. Det var nästan alltid schemat som i utvärderingar lyftes som viktigaste punkten att förbättra. Då fanns det separata scheman för varje kliniskt ämne och ibland också separata föreläsningsscheman och alla i olika format. En student kunde behöva hålla reda på fem till tio olika scheman varje termin.Visionen var att varje student skulle kunna se exakt sitt eget schema för en hel termin. Då blev det nödvändigt att schemalägga på individnivå. Det var en väldigt stor utmaning.

På vilket sätt har detta underlättat studenternas vardag? Har du fått respons?
– Nu får de hela sitt schema i sin digitala kalender istället. Det blir enkelt för studenterna att se exakt var de ska vara, i vilken stad och i vilken lokal. De kan ladda ner hela sitt schema i sin kalender och få notis ifall det har blivit en ändring i deras schema. De är glada!