Detta är en handlingsplan att använda då en forskarstuderande vid Medicinska fakulteten, Lunds universitet avlider, för att undvika att missa viktiga moment. Detta utesluter inte att institutionen/enheten kan välja att handla annorlunda. Eller göra ytterligare insatser utifrån situationen.

Allmänt

Forskningsadministrativ chef vid medicinska fakultetskansliet ansvarar för att alla nedanstående, eller motsvarande, har tillgång till en uppdaterad handlingsplan.

• Ordföranden i Forskarutbildningsnämnden
• Biträdande prefekter för samordning av utbildning på forskarnivå
• Ordföranden för Medicinska doktorandkåren

Dessutom ska handlingsplanen finnas på Medicinska fakultetens interna webbplats Intramed.

Ansvar

SAMORDNARE i handlingsplanen är forskningsadministrativ chef vid medicinska fakultetskansliet.

Kontaktuppgifter till forskningsadministrativ chef vid medicinska fakultetskansliet

Medicinska fakultetens forskarstuderande är antingen anställda/knutna till Lunds universitet eller anställda vid Region Skåne eller annan extern arbetsgivare. Normalfallet för anställda medarbetare inom fakulteten är att det är personalsamordnaren vid institutionen som har rollen som samordnare vid medarbetares bortgång.  För forskarstuderande som är anställda vid Lunds universitet, har däremot forskningsadministrativ chef vid medicinska fakultetskansliet ett överordnat ansvar. Det är viktigt att samordnaren för forskarutbildningen och personalsamordnaren håller kontakt i händelse av forskarstuderandes bortgång och koordinerar insatserna. 

För gruppen forskarstuderande som är anställda vid Region Skåne eller annan extern arbetsgivare ska samordnare kontakta forskningschef eller motsvarande vid berörd organisation.

Om informationen om händelsen kommer först till institution, kursansvarig eller annan person ska samordnaren genast kontaktas.

Handlingsplan

Gör så här, i nämnd ordning:

1. Information

Samordnaren bör först kontrollera att informationen om dödsfallet är korrekt. Det kan till exempel göras via anhöriga.

Samordnaren, som är övergripande ansvarig, meddelar:

• Ordförande i forskarutbildningsnämnden
• Biträdande prefekt för samordning av utbildning på forskarnivå vid berörd institution
• Personalansvarig vid berörd institution
• Huvudhandledare
• Kursansvarig i de fall forskarstuderande är antagen till en kurs
• Ordföranden för Medicinska doktorandkåren
• Kommunikationschef vid Medicinska fakulteten

Kommunikationschefen meddelar driftschef vid berört hus (BMC, HSC, CRC) samt internationell chef. I de fall doktoranden ej är anställd vid Lunds universitet kontaktas kommunikationschef vid Region Skåne eller annan extern organisation.

3. Krishantering

I krissituationer behövs ibland experthjälp t.ex. i form av stödsamtal för grupper eller enskilda. Första instans är då företagshälsovården, som kan hänvisa vidare vid behov.

Företagshälsovården (Medarbetarwebben)

Samordnaren kontaktar fakultetens kommunikationschef som ger rådgivning och stöd vid eventuell mediekontakt, i de fall det kan bli aktuellt.

4. Administration

Personalsamordnaren på institutionen kontaktar telefonväxeln och ber att telefonsamtal till den berörda omdirigeras till en kollega.

Televäxeln: +46 46 222 00 00 
Mer information om televäxeln (Sektionen IT:s webbplats)

Personalsamordnaren på institutionen kontaktar ansvarig för e-postsupport och katalogadministratör för Lucat på institutionen och tillsammans ser de till att:

• Alla e-postförsändelser till den berörda sänds vidare till en kollega. Personal på LDC hjälper till med detta.
• Den avlidnes uppgifter tas bort ur Lucat.

LU ServiceDesk, telefon 29000
Mer information om LU Servicedesk (Medarbetarwebben)

Personalsamordnaren kontaktar ansvarig för institutionens/sektionens/enhetens/avdelningens webbplats som ser över de förteckningar på webbplatsen där den avlidne omnämns.

Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning ser över de förteckningar på fakultetens centrala webbplats där den avlidne omnämns.

För de forskarstuderande som har en anställning vid Lunds universitet, meddelar personalsamordnaren vid berörd institution Lönekontoret om dödsfallet som ser till att anställningen upphör när de fått ett dödsfallsintyg. Personal- och rekryteringsavdelningen vid fakultetskansliet samverkar med personalenheten vid Lunds universitet och bistår med information om begravningshjälp, utbetalning av pensionsförmån och försäkring. Utbetalning sker när dödsfallsintyg inkommit från skattemyndigheten. Personalsamordnaren ser till att eventuella resterande semesterdagar betalas ut.

5. Flaggning

Samordnaren meddelar servicepersonalen så att flaggning på halv stång sker vid besked om dödsfall sker på dödsdagen, eller dagen efter. Vid flaggning kan information om vem som har gått bort finnas i respektive reception (BMC, HSC, CRC, i receptionerna finns vita träramar samt mallar för informationen).

 Flaggning är en möjlighet och inget tvång.

För forskarstuderade med anställning vid Lunds universitet gäller dessutom:

6. Representation

Prefekt, eller den som prefekter utser, vid berörd institution övervakar att arbetsplatsen representeras vid begravning och informerar medarbetare om när begravningen äger rum. Alla medarbetare som önskar närvara vid begravningen får göra det under arbetstid.

7. Krans

Prefekt, eller den som prefekter utser, vid berörd institution ombesörjer att arbetsplatsen skickar en krans till begravningen.

8. Minnesstund

Prefekt, eller den som prefekter utser, vid berörd institution ombesörjer att minnesstund hålls på arbetsplatsen samt att kollegor och anhöriga informeras om denna.

Möjliga samlingsplatser i Lund:

•   Fernströmsalen, BMC
•   Andaktsrummet ("Rum för stillhet") för enskild reflexion, SUS
•   Hörsal 1, HSC

Möjliga samlingsplatser i Malmö:

•   Lilla aulan, SUS
•   Aulan, CRC

9. Minnesord

Prefekt, eller den som prefekter utser, samråder med nära kolleger om Minnesord ska skrivas till lokalpressen eller rikspressen. Om den berörda även varit verksam inom sjukvården kan man överväga att skriva gemensamt minnesord.

För internationella forskarstuderande gäller dessutom:

Handlingsplanen följs enligt ovan. Utöver detta ansvarar personalsamordnare vid berörd institution för att:

• Adresser till utresande och inkommande doktoranders anhöriga finns vid institutionen
• I händelse av dödsfall bör landets ambassad kontaktas för vidare information om omhändertagande och information till anhöriga
• I händelse av dödsfall ska eventuell stipendiegivare informeras om dödsfallet