Reviderad 2024-02-06

Detta är en handlingsplan att använda då en medarbetare vid Medicinska fakulteten, Lunds universitet avlider, för att undvika att missa viktiga moment. Detta utesluter inte att institutionen/enheten kan välja att handla annorlunda, eller göra ytterligare insatser utifrån situationen.

Ansvar

Samordnaren

Vid varje institution/motsvarande finns en samordnare som ansvarar för att handlingsplanen enligt nedan följs och att den finns tillgänglig för alla som är i behov av den.

Samordnaren ansvarar dessutom för att den är uppdaterad samt att alla aktuella kontaktuppgifter finns tillhanda.

Vid institutionerna är HR partner samordnare. Dessutom skall det på varje institution finnas en ersättare för HR partnern i rollen som samordnare.

Vid fakultetskansliet samt fakultetens centrumbildningar och motsvarande är chefen för Enheten rekrytering, lön och HR-stöd vid fakultetskansliet samordnare. I dennas frånvaro är HR-chefen samordnare.

Chef med ytterst ansvar

Vid institutionerna är prefekten chef med ytterst ansvar.

Vid fakultetskansliet är fakultetens kanslichef chef med ytterst ansvar.

Vid fakultetens centrumbildningar och motsvarande är centrumets chef/föreståndare chef med ytterst ansvar.

Om det är chef med ytterst ansvar som är direkt berörd blir ställföreträdande prefekt/chef/föreståndare automatiskt chef med ytterst ansvar.

Handlingsplan

1. Information

Samordnaren ser till att den berördas närmaste chef informerar den berördas närmaste kollegor/forskargrupp, om dessa inte redan är informerade.

Chef med ytterst ansvar ser till att institutionens personal samt fakultetsledningen blir informerad.

Tillsammans med närmaste chef och kollegor identifieras andra kontaktnät och samarbetspartners vid universitetet som bör informeras.

3. Krishantering

I krissituationer behövs ibland experthjälp t.ex. i form av stödsamtal för grupper eller enskilda. Första instans är då företagshälsovården, som kan hänvisa vidare vid behov.

Företagshälsovårdens webbsida (Medarbetarwebben)

Samordnaren kontaktar fakultetens kommunikationschef som ger rådgivning och stöd vid eventuell mediekontakt i de fall det kan bli aktuellt.

4. Personadministration

Samordnaren meddelar pensionshandläggaren vid sektionen HR via "Ställ en fråga till Sektionen HR".

Sektionen HR ansvarar för att:

• Rektors sekreterare meddelas för flaggning vid dödsfallet och krans till begravning.
• Statens tjänstepensionsverk (SPV) meddelas för utskick av information om bl.a. tjänstegrupplivförsäkring (inkl. begravningshjälp) och efterlevandepension med ansökningshandlingar till dödsboet.
• Dödsfallsintyg begärs in.
• SSC meddelas för avslutande av anställningen och utbetalande av slutlön (inkl. eventuellt resterande semesterdagar).

Samordnaren kontaktar telefonväxeln och ber att telefonsamtal till den berörda omdirigeras till en kollega.

Telefonväxeln: tel 046 - 222 00 00
Mer information om telefonväxeln (Sektionen IT:s webbplats)

Samordnaren kontaktar katalogadministratör för Lucat på institutionen och tillsammans ser de till att:

Alla e-postförsändelser till den berörda sänds vidare till en kollega. Personal på Sektionen IT hjälper till med detta.

Den avlidnes uppgifter ändras i Lucat. Den avlidne personens verksamhetsroll bör tas bort så att den inte längre är synlig i LUCAT. Behörigheter som den avlidne har haft behöver eventuellt tilldelas någon annan.

Om den avlidnes e-postkonto behöver finnas kvar ska LU Servicedesk kontaktas för delad brevlåda samt att lämpligt autosvar för inkommande meddelanden skrivs. Om ett e-postkonto behålls en längre tid behöver den avlidne tilldelas ett tillfälligt universitetsanknutet uppdrag så att det inte försvinner från LUCAT i samband med att tjänsten avslutas i Primula.

LU Servicedesk: tel 29000, e-post: ServiceDesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se)

Samordnaren kontaktar ansvarig för avdelningens/forskargruppens webbplats (om det finns) som ser över de förteckningar på webbplatsen där den avlidne omnämns.

Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning ser över de förteckningar på fakultetens webbplats där den avlidne omnämns.

5. Flaggning

Samordnaren har möjlighet att ombesörja flaggning i de fall flaggstång finns utanför arbetsplatsen. Flaggning på halv stång används vid dödsfall och begravning. Vid dödsfall den dag då dödsfallet inträffat eller dagen efter. Vid begravning dagen för jordfästning. När denna är avslutad hissas flaggan i topp för att antingen halas ned omedelbart eller vid ordinarie tid. Vid flaggning ska information om vem som har gått bort finnas i respektive reception (BMC respektive CRC).

Samordnaren informerar pensionshandläggaren vid Sektionen HR om dödsfallet som i sin tur informerar rektors sekreterare. På universitetshuset flaggas det på begravningsdagen på halv stång då anställd vid universitetet avlidit. Krans eller annat blomsterarrangemang med band med den avlidnes namn och texten Lunds universitet skickas till begravningen.

Flaggning är en möjlighet och inget tvång.

6. Representation vid begravning

Chef med ytterst ansvar övervakar att arbetsplatsen representeras vid begravning och informerar medarbetare om när begravningen äger rum. Alla medarbetare som önskar närvara vid begravningen får göra det under arbetstid.

7. Krans

Samordnaren ombesörjer att arbetsplatsen skickar en krans till begravningen.

8. Minnesstund

Samordnaren ombesörjer att minnesstund hålls på arbetsplatsen samt att kollegor och anhöriga informeras om denna.

Möjliga samlingsplatser i Lund:
Fernströmsalen, BMC
Andaktsrummet ("Rum för stillhet") för enskild reflexion, SUS

Möjliga samlingsplatser i Malmö:
Lilla aulan, SUS
Aulan, CRC

Möjliga samlingsplatser i Helsingborg:
Sjukhuset Helsingborg; Hörsalen på plan S, Röntgens rondrum plan S, undervisningslokaler på studiecentrum

9. Minnesord

Chef med ytterst ansvar samråder med nära kolleger om minnesord ska skrivas till lokalpressen eller rikspressen. Om den berörda även varit verksam inom sjukvården kan man överväga att skriva gemensamt minnesord.