• Bokning
• Med-service åtagande
• Tillträde
• Passage
• Servicetjänster
• Utrustning
• AV-resurser
• Förtäring
• Kontakt

Bokning

Lokalen är bokningsbar mellan klockan 08:00 och 21:00 på vardagar. Den är inte bokningsbar på helger, röda dagar samt klämdagar.

Så här gör du en bokningsförfrågan:

• Boka i TimeEdit - lokalbokningssystem vid Lunds universitet
• Kontakta BMC konferens bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se) eller BMC konferens + 46 46 222 03 97
• Skicka fakturerings- och bokningssunderlag till bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se) inom 5 arbetsdagar efter det att bokningsförfrågan är gjord. Om bokaren inte inkommit med ifyllt fakturerings- och beställningsunderlag inom angiven tid förfaller bokningen.

Bokningsunderlag (PDF, 306 kB, ny flik).

Med-service äger rätten att spärra en timma mellan bokningar för att iordningställa och möblera lokalen.

Med-service åtagande

Med-Service iordningsställer bokad lokal med den möblering och de servicetjänster som avtalats utifrån beställningsunderlag.

Med-service tillhandahåller möblerings- och servicetjänster som beställts minst 7 arbetsdagar före bokat arrangemang.  

Vid arrangemang som börjar eller avslutas efter klockan 16:30 tillhandahålls inga möblerings- eller servicetjänster.

Tillträde

Arrangören har tillträde till bokad lokal från det klockslag som anges i bokningen. Om du vill ha tillgång till lokalen innan ditt möte startar behöver du boka extra tid för det. Exempel: ditt möte börjar klockan 13:00, men du vill förbereda det innan. Du bokar då lokalen från 12:30. Arrangören ska ha utrymt lokalen till det klockslag som anges i bokningen.

Nytt från 31 mars 2022: Entrén till Klinikgatan 32 samt konferensvåningen på D15 är öppen/upplåst vardagar klockan 07:45 till 19:00.

Passage

De verksamheter som är lokalnyttjare på BMC får en tidsbegränsad behörighet tillagd på sitt BMC-kort. I beställningsunderlaget anges vem som ska vara ansvarig på plats under arrangemanget och som ska ha behörighet. 

Externa lokalnyttjare besöker BMC reception för att hämta ut ett lånekort med tidsbegränsad behörighet till D15. I beställningsunderlaget anges vem som ska vara ansvarig på plats under arrangemanget och som ska ha ett lånekort. Lånekortet skall återlämnas till BMC reception första arbetsdagen efter att arrangemanget ägt rum.

Vid arrangemang som börjar eller avslutas efter klockan 16:30 är arrangören ansvarig för att släppa in mötesdeltagare och cateringleverantörer. Arrangören skall även säkerställa att lokalen är iordningställd, utrymd, släckt och låst vid avslutat arrangemang. Om detta inte sker debiteras arrangören för eventuell extra kostnad (till exempel vid utlöst larm).

Tänk på att det är trappor vid ingången till Klinikgatan 32. Om besökare inte kan gå i trappor meddela receptionen så kan BMC innergård 21 som ligger på entréplan D10 öppnas.

Servicetjänster

I beställningsunderlaget kan följande servicetjänster beställas:

• Möblering. Med-service iordningställer möblemang före och efter mötet. I Belfragesalen erbjuds olika möbleringsalternativ.
• Hyra av porslin och glas, samt dukning. Mellan klockan 8:00 och 16:30 på vardagar kan Med-service tillhandahålla dukning i lokalen. Vid arrangemang efter 16:30 placeras beställt porslin på avsedd serveringsyta i bokad lokal. Arrangören ansvarar själv för dukning, servering, att porslin ställs tillbaka på serveringsyta och att avfall slängts i utplacerat kärl.
• Posterskärmar och extra bord kan beställas vid bokning.
• Enklare form av AV-support såsom uppstart av projektor, datoruppkoppling, uppstart av mikrofoner.

Utrustning

Följande utrustning och servicetjänster ingår alltid i lokalerna i D15:

• Whiteboards och pennor.
• Det finns tillgång till kallt, kolsyrat vatten.
• Städning och iordningställande av lokalen efter förhyrning ingår.

AV-resurser

• Talarstol med fast dator, nätverksansluten
• Möjlighet till inspelning samt streaming i salen
• Projektor, bildformat 16:9
• Anslutningskabel: VGA, HDMI, Mini Display, USB-C
• ClickShare (trådlös bild- och ljudvisning)
• Trådlös handmikrofon, headset och mygga
• Hörslinga
• Laserpekare
• Trådlöst nätverk: Eduroam, LU Guest

För support kontakt Med-IT:s AV-support (inloggning med Lucat-ID).

Förtäring

Arrangören ansvarar själv för beställning och leverans av catering- och måltidstjänster till arrangemanget.  

All förtäring ska ske inne i möteslokalen. Detta för att minska trängseln i de gemensamma ytorna.

Pentryt på våning D15 får uteslutande hanteras av personal från Med-service.

Frågor/kontakt:

Har du frågor kring bokning av lokaler på D15, vänligen kontakta BMC Konferens bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se)