Villkor för Belfragesalen

• Bokning
• Med-service åtagande
• Tillträde
• Passage
• Servicetjänster
• Utrustning
• AV-resurser
• Förtäring
• Kontakt

Bokning

Lokalen är bokningsbar mellan klockan 08:00 och 21:00 på vardagar. Den är inte bokningsbar på helger, röda dagar samt klämdagar.

Så här gör du en bokningsförfrågan:

• Boka i TimeEdit - lokalbokningssystem vid Lunds universitet.
• Kontakta BMC konferens bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se) eller BMC konferens + 46 46 222 03 97
• Skicka fakturerings- och bokningsunderlag till bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se) inom 5 arbetsdagar efter det att bokningsförfrågan är gjord. Om bokaren inte inkommit med ifyllt fakturerings- och beställningsunderlag inom angiven tid förfaller bokningen.

Bokningsunderlag (PDF, 306 kB, ny flik).

Med-service äger rätten att spärra en timma mellan bokningar för att iordningställa och möblera lokalen.

Med-service åtagande

Med-service iordningställer bokad lokal med den möblering och de servicetjänster som avtalats utifrån beställningsunderlaget.

Eventuella ändringar gällande till exempel möbleringen, antal personer eller porslinshyra ska ha inkommit 7 dagar före bokat arrangemang. 

Vid arrangemang som börjar eller avslutas efter klockan 16:30 tillhandahålls inga möblerings- eller servicetjänster.

Tillträde

Arrangören har tillträde till bokad lokal från det klockslag som anges i bokningen. Om du vill ha tillgång till lokalen innan ditt möte startar behöver du boka extra tid för det. Exempel: ditt möte börjar klockan 13:00, men du vill förbereda det innan. Du bokar då lokalen från 12:30. Arrangören ska ha utrymt lokalen till det klockslag som anges i bokningen.

Passage

De verksamheter som är lokalnyttjare BMC/Forum Medicum får en tidsbegränsad behörighet tillagd på sitt BMC/Forum Medicum-kort. I beställningsunderlaget anges vem som ska vara ansvarig på plats under arrangemanget och som ska ha behörighet. 

De verksamheter som är lokalnyttjare BMC/Forum Medicum får en tidsbegränsad behörighet tillagd på sitt BMC/Forum Medicum-kort. I beställningsunderlaget anges vem som ska vara ansvarig på plats under arrangemanget och som ska ha behörighet. Externa lokalnyttjare besöker Medicinska Fakultetens informationspunkt (BMC/Forum Medicums reception) för att få behörighet.

Vid arrangemang som börjar eller avslutas efter klockan 16:30 är arrangören ansvarig för att släppa in mötesdeltagare och cateringleverantörer. Arrangören skall även säkerställa att lokalen är iordningställd, utrymd, släckt och låst vid avslutat arrangemang. Om detta inte sker debiteras arrangören för eventuell extra kostnad (till exempel vid utlöst larm).

Tänk på att det är trappor vid ingången till Klinikgatan 32. Om besökare inte kan gå i trappor meddela Medicinska Fakultetens Informationspunkt så kan BMC innergård 21 som ligger på BMC entréplan D10 öppnas. Gård 21 är olåst vardagar 07:45-17:00.

Servicetjänster

I beställningsunderlaget kan följande servicetjänster beställas:

• Möblering. Med-service iordningställer möblemang före och efter mötet. I Belfragesalen erbjuds olika möbleringsalternativ.
• Hyra av porslin och glas, samt dukning. Mellan klockan 8:00 och 16:30 på vardagar kan Med-service tillhandahålla dukning i lokalen. Vid arrangemang efter 16:30 placeras beställt porslin på avsedd serveringsyta i bokad lokal. Arrangören ansvarar själv för dukning, servering, att porslin ställs tillbaka på serveringsyta och att avfall slängts i utplacerat kärl.
• Posterskärmar och extra bord kan beställas vid bokning.
• Enklare form av AV-support såsom uppstart av projektor, datoruppkoppling, uppstart av mikrofoner.

Utrustning

Följande utrustning och servicetjänster ingår alltid i lokalerna i D15:

• Whiteboards och pennor.
• Det finns tillgång till kallt, kolsyrat vatten.
• Städning och iordningställande av lokalen efter förhyrning ingår.

AV-resurser

• Talarstol med fast dator, nätverksansluten.
• Möjlighet till inspelning samt streaming i salen.
• Projektor, bildformat 16:9
• Anslutningskabel: VGA, HDMI, Mini Display, USB-C.
• ClickShare (trådlös bild- och ljudvisning).
• Trådlös handmikrofon, headset och mygga.
• Hörslinga.
• Laserpekare.
• Trådlöst nätverk: Eduroam, LU Guest.

För support kontakt Med-IT:s AV-support (inloggning med Lucat-ID).

Förtäring

Arrangören ansvarar själv för beställning och leverans av catering- och måltidstjänster till arrangemanget.  

All förtäring ska ske inne i möteslokalen. Detta för att minska trängseln i de gemensamma ytorna.

Frågor/kontakt:

Har du frågor kring bokning av lokaler på D15, vänligen kontakta BMC Konferens bmc [dot] konferens [dot] dm [at] med [dot] lu [dot] se (bmc[dot]konferens[dot]dm[at]med[dot]lu[dot]se)